Người Việt Nam có hộ chiếu phổ thông cần thiết phải xin visa vào Nhật Bản cho mục đích công tác.

Phân loại hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo đơn vị chi trả chi phí

• Trường hợp người xin visa hoặc đơn vị cử đi chi trả chi phí → Trình nộp 【1】 và 【2】
• Trường hợp phía mời bên Nhật Bản chi trả chi phí → Trình nộp tất cả 【1】 【2】 【3】

【1】 Tài liệu người xin visa công tác Nhật Bản cần chuẩn bị

(1) Hộ chiếu 

(2) Đơn xin visa Nhật Bản

• Dán sẵn ảnh thẻ 3.5 x 4.5 cm
• Phần cuối cùng của tờ khai, người xin visa phải ký tên giống với chữ ký trên hộ chiếu
• Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên
• Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh
• Hồ sơ được xử lý bằng máy, đề nghị không dập ghim

(3) Tài liệu xác định người xin visa

• Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, giấy phép thành lập văn phòng đại diện,...
• Hợp đồng lao động của người xin visa với đơn vị đang làm việc, giấy xác nhận đang công tác

(4) Tài liệu chứng minh năng lực chi trả chi phí chuyến đi

• Quyết định cử đi công tác của cơ quan trực thuộc
• Giấy phái cử
• Văn bản tương đương

Văn bản cử đi công tác cần ghi rõ: nội dung công việc tại Nhật Bản, nơi viếng thăm, chương trình dự kiến và việc chi trả chi phí cho chuyến đi.

【2】 Tài liệu phía mời bên Nhật Bản chuẩn bị

Người mời – Người bảo lãnh chỉ giới hạn là công ty, cơ quan hoặc tổ chức chính phủ tại Nhật Bản.

(1) Giấy lý do mời

• Trong phần mục đích nhập cảnh, không ghi chung chung như “trao đổi ý kiến” mà cần nêu cụ thể các hoạt động sẽ thực hiện tại Nhật Bản
• Người mời phải là người đại diện của công ty, tổ chức, có tên được đăng ký trong Sổ bộ đăng ký pháp nhân
• Trường hợp công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản, người đại diện mời có thể là quản lý cấp trưởng phòng, trưởng xưởng hoặc trưởng bộ phận

(2) Danh sách người xin visa

Áp dụng khi có từ 2 người trở lên đồng thời xin visa

(3) Lịch trình lưu trú

• Được viết bởi công ty, tổ chức tiếp nhận phía Nhật Bản
• Ghi rõ các hoạt động dự kiến, địa điểm, nơi lưu trú, thông tin liên hệ,... 
• Đối với ngày cuối tuần, không ghi chung chung “ngày nghỉ” hoặc “hoạt động tự do” mà cần ghi rõ nơi đến thăm, nội dung hoạt động và nơi lưu trú
• Trường hợp đào tạo ngắn hạn, phải ghi rõ chi tiết chương trình đào tạo, nơi đào tạo, người chịu trách nhiệm hướng dẫn, có đào tạo thực tập hay không, có phí trợ cấp đào tạo hay không, chi tiết các khoản phụ cấp như thế nào,...

Lưu trú với mục đích đào tạo ngắn hạn có những điều kiện nhất định, vui lòng tham khảo thêm những "Lưu ý khi tiến hành xin visa cho mục đích học tập thực hành và đào tạo thực tập" bên dưới.

(4) Tài liệu chứng minh mối quan hệ giữa công ty mời và công ty được mời

• Tài liệu công khai giới thiệu mối quan hệ giữa các công ty cùng tập đoàn (bản in trang web, pamphlet,...)
• Tài liệu chứng minh quan hệ thương mại (hợp đồng mua bán, B/L,...)
• Thư mời gửi người xin visa (dành cho trường hợp chưa có quan hệ thương mại, thư mời này không phải là Giấy lý do mời)

【3】 Tài liệu phía mời bên Nhật Bản cần chuẩn bị thêm trong trường hợp chi trả chi phí

(1) Giấy bảo lãnh

• Người bảo lãnh phải là người đại diện của công ty, tổ chức, có tên được đăng ký trong Sổ bộ đăng ký pháp nhân
• Trường hợp công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản, người đại diện bảo lãnh có thể là quản lý cấp trưởng phòng, trưởng xưởng hoặc trưởng bộ phận

(2) Tài liệu giải thích khái quát về công ty, tổ chức bên Nhật Bản (nộp một trong các loại giấy tờ sau)

• Sổ bộ đăng ký pháp nhân
• Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức
• Trang giới thiệu công ty trong sách báo cáo theo quý của doanh nghiệp niêm yết
• Giấy chứng nhận nghề nghiệp giáo sư (trường hợp cá nhân giáo sư trường đại học mời)

Lưu ý khi tiến hành xin visa cho mục đích học tập thực hành và đào tạo thực tập

Đối với các trường hợp học tập thực hành hoặc đào tạo thực tập, tùy theo nội dung thực tế của hoạt động, có khả năng không thuộc phạm vi áp dụng của visa lưu trú ngắn hạn (visa công tác/thương mại ngắn hạn).

“Học tập thực hành” hoặc “đào tạo thực tập” được hiểu là hình thức mà người xin visa:

• Tham gia làm việc cùng phía Nhật Bản như một nhân viên thông thường

• Trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, gia công hoặc hoàn thiện sản phẩm

• Tham gia bán hàng, tiếp khách, cung cấp dịch vụ tại cửa hàng, khách sạn hoặc các cơ sở dịch vụ

• Học hỏi kỹ thuật, kỹ năng và kiến thức thông qua việc thực hiện các nghiệp vụ thực tế

• Sản phẩm hoặc dịch vụ do người xin visa tham gia thực hiện được đưa ra thị trường, mang lại doanh thu cho phía tiếp nhận tại Nhật Bản

Trong các trường hợp nêu trên, hoạt động nhập cảnh có khả năng không được xem là lưu trú ngắn hạn. Trước khi nộp hồ sơ xin visa, phía mời tại Nhật Bản nên liên hệ với Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản để xác nhận có cần xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) hay không.

Nếu được yêu cầu xin COE, người xin visa phải hoàn tất thủ tục xin COE trước, sau đó mới nộp hồ sơ xin visa theo diện visa lao động phù hợp.

Phí chính phủ

• Lệ phí lãnh sự đối với visa nhập cảnh 1 lần: 500.000 VND
• Lệ phí lãnh sự đối với visa nhập cảnh nhiều lần: 1.000.000 VND

Phí dịch vụ của công ty được ủy thác

Lãnh sự quán Nhật Bản chỉ định một số công ty du lịch và đơn vị đại diện tại Việt Nam đáp ứng đủ điều kiện để tiếp nhận hồ sơ visa thay cho Lãnh sự. Khi nộp hồ sơ thông qua các đơn vị được ủy thác này, sẽ phát sinh phí dịch vụ riêng, do mỗi công ty tự quy định.

Lưu ý:

• Phí chính phủ được thanh toán bằng tiền mặt. 
• Các khoản phí có thể thay đổi tùy theo từng thời điểm, phụ thuộc vào thông báo của cơ quan lãnh sự Nhật Bản. 

• Thời gian xử lý hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản của Tự Do Travel: 1-3 ngày làm việc, được tính từ ngày Tự Do Travel nhận đầy đủ hồ sơ
• Thời gian xét duyệt của lãnh sự: tối thiểu 5 ngày làm việc, tính từ ngày làm việc tiếp theo sau ngày tiếp nhận hồ sơ

Lưu ý: 

• Ngoại trừ các trường hợp nhân đạo, hồ sơ sẽ không được rút ngắn thời gian xét duyệt so với quy trình thông thường.
• Trong quá trình xem xét, cơ quan lãnh sự có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ, phỏng vấn, hoặc chuyển hồ sơ về Bộ Ngoại giao Nhật Bản để xét duyệt. Khi đó thời gian xét duyệt có thể kéo dài, vì vậy hãy thu xếp thời gian thoải mái để nộp hồ sơ xin visa.
• Kết quả xét duyệt có thể không như mong muốn hoặc kéo dài hơn dự kiến. Vì vậy, Lãnh sự quán Nhật Bản khuyến cáo chỉ nên xuất vé máy bay sau khi đã được cấp visa (trừ visa quá cảnh).

Sau đây là ví dụ về cách tính thời gian xét duyệt: visa du lịch Nhật Bản

• Trường hợp thông thường: Sáng thứ hai nhận hồ sơ → Chiều thứ hai tuần kế tiếp có kết quả
• Trường hợp trong tuần có một ngày nghỉ lễ: Sáng thứ hai nhận hồ sơ → Chiều thứ ba tuần kế tiếp có kết quả

Đơn xin visa Nhật Bản

Giấy lý do mời

Danh sách người xin visa

Lịch trình lưu trú

Giấy bảo lãnh