Người Việt Nam có hộ chiếu phổ thông cần thiết phải xin visa vào Nhật Bản cho mục đích công tác.

Người nộp đơn xin visa công tác Nhật Bản được chi làm hai nhóm: Tự chi trả & đơn vị mời chi trả

   □ Trường hợp người xin visa chi trả kinh phí → Trình nộp cả 【1】 【2】
   □ Trường hợp phía mời bên Nhật chi trả kinh phí →  Trình nộp tất cả: 【1】 【2】 【3】

【1】 Tài liệu người xin visa công tác Nhật bản cần chuẩn bị 

   Trường hợp nhiều người xin visa thì hãy đánh số ở bên phải phía trên của các tài lệu để hiểu được tài liệu nào liên quan đến người nào.

(1)    Hộ chiếu Bản gốc

(2)   Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×4.5cm) (1 bản gốc)

      □ Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký giống với chữ ký trên hộ chiếu.

      □ Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.

      □ Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.     

      □ Hồ sơ cần xử lý trên máy, đề nghị không dập ghim.

(3)    Giấy xác nhận đang công tác (1 bản gốc)

      □ Ghi rõ thời gian, vị trí công tác và mức lương.
      □ Hợp đồng lao động không được chấp nhận.
      □ Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
     □ Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với "tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi" (quyết định cử đi công tác hoặc giấy phái cử v.v.) nêu ở phía dưới. 

(4)    Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi (bản gốc)

      a. Quyết định cử đi công tác của cơ quan trực thuộc
      b. Giấy phái cử
      c. Văn bản tương đương

      □ Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
      □ Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với "giấy xác nhận đang công tác". 1 trong các giấy tờ này

(5)    Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình (1 bản gốc)

      □ Vé tàu cũng được chấp nhận.
      □ Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được visa.
      □ Hành trình không phải là văn bản mà người xin visa/người mời làm mà là bản in "hành trình bay" trong đó có ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi.  

【2】 Tài liệu phía mời bên Nhật chuẩn bị

Người mời – Người bảo lãnh chỉ giới hạn là công ty - cơ quan - tổ chức chính phủ tại Nhật

(1)    Giấy lý do mời (1 bản gốc)

      □ Trong phần mục đích nhập cảnh, không ghi chung chung “trao đổi ý kiến” mà hãy ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản. Liên quan đến học tập, hãy đọc kỹ “2. Những lưu ý khi tiến hành “Học tập thực hành” dưới đây, nếu cần thiết hãy giải  thích cụ thể nội dung học tập, có thực hành hay không, địa điểm thực hiện, giải thích các khoản thù lao. 
      □ Trường hợp có từ 2 người trở lên đồng thời xin visa, hãy kèm theo danh sách người xin visa.
      □ Nếu trình nộp tài liệu như hợp đồng ký kết giữa công ty với nhau hoặc văn bản hội nghị, giấy tờ ghi nội dung giao dịch cũng có thể được chấp nhận.

(2)     Lịch trình dự định (1 bản gốc)

      □ Phía mời bên Nhật bắt buộc phải làm tài liệu này. Nếu Đại sứ quán nhận định là phía người xin visa làm tài liệu này sẽ từ chối cấp visa.
      □ Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày về nước. Bắt buộc điền tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã dự định.
      □ Lịch trình cần viết theo từng ngày nhưng nếu có hoạt động tiến hành liên tục trong nhiều ngày thì mục ngày tháng năm có thể ghi “từ ngày tháng năm… đến ngày tháng năm…”.
      □ Về dự định ngày cuối tuần không ghi chung chung “ngày nghỉ”, “hoạt động tự do” mà hãy ghi đầy đủ nơi đến thăm, nội dung hoạt động cụ thể v.v. Hãy điền cụ thể nơi sẽ nghỉ lại (nếu là khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại).

【3】 Tài liệu phía mời bên Nhật cần chuẩn bị thêm trong trường hợp chi trả kinh phí

(1)    Giấy chứng nhận bảo lãnh (1 bản gốc)

Chú ý nếu giấy chứng nhận bảo lãnh bị thiếu bất kỳ một mục nào đó sẽ không được chấp nhận.

(2)    Tài liệu giải thích khái quát công ty, tổ chức bên Nhật (bản gốc)    

      a. Bản sao đăng ký pháp nhân
      b. Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức (nếu chưa đăng ký pháp nhân)
      c. Xác nhận đang công tác (trường hợp cá nhân giáo sư đại học mời)

Trường hợp phía mời bên Nhật đã niêm yết sàn chứng khoán, có thể thay các giấy tờ nêu trên bằng bản copy báo cáo theo quý “shikiho”. 1 trong các giấy tờ này

 2. Những lưu ý khi tiến hành xin visa cho mục đích "Học tập thực hành" 

    □ “Học tập thực hành” là người xin visa sẽ tham gia cùng với bên Nhật giống như nhân viên bình thường, qua sản xuất sản phẩm thực tế sẽ học hỏi nhiều kỹ năng, qua việc tiếp khách hàng tại các cửa hàng, khách sạn v.v. sẽ học hỏi kiến thức về tiếp khách hàng, nghĩa là học tập thực hành các kỹ thuật, kỹ năng, kiến thức thông qua việc tiến hành các nghiệp vụ nào đó (bao gồm cả việc sẽ bán các sản phẩm mẫu được sản xuất, gia công bởi người xin visa, kết quả là bên Nhật sẽ thu lợi ích).

   □ Trường hợp các hoạt động học tập, thực hành tại Nhật bao gồm các mục nêu trên thì có khả năng không thuộc đối tượng visa lưu trú ngắn hạn. Trước khi nộp hồ sơ cho Đại sứ quán, bên Nhật hãy liên hệ với Cục quản lý xuất nhập cảnh Bộ Tư pháp gần nhất tại Nhật về việc có cần xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) hay không. Nếu cần xin COE thì trước hết phải có COE, sau đó mới đến Đại sứ quán xin visa theo diện visa lao động.

   □ Trường hợp học các thao tác máy móc, công đoạn nhà máy mà không liên quan đến việc sản xuất, sáng chế hoàn thiện sản phẩm, thực hành trải nghiệm chăm sóc khách hàng, thăm quan cơ sở vật chất, dịch vụ gọi là “Học tập không bao gồm thực hành” thì có khả năng thuộc đối tượng visa ngắn hạn.

►Lệ phí đóng cho lãnh sự quán cho loại visa thăm thân nhân nhập cảnh 1 lần : 630.000 VNĐ

►Lệ phí đóng cho lãnh sự quán cho loại visa thăm thân nhân nhập cảnh nhiều lần : 1.250.000 VNĐ

►Ngoài lệ phí trên nếu đương đơn nộp thông qua trung tâm tiếp nhận thị thực của VFS hoặc đại lý ủy thác sẽ có lệ phí dịch vụ của trung tâm. 

►Tối thiểu 08 ngày làm việc tính từ ngày tiếp theo sau ngày nhận hồ sơ (tuy nhiên, thời gian xét duyệt có thể kéo dài tùy trường hợp ).

►Trường hợp nộp hồ sơ visa thông qua các đại lý ủy thác thì thời gian xét duyệt sẽ là tối thiểu 05 ngày làm việc. 

►Sau đây là ví dụ về cách tính:

♦Trường hợp thông thường:
Sáng thứ Hai nhận hồ sơ → Chiều thứ Năm tuần kế tiếp có kết quả

♦Trường hợp trong tuần có một ngày nghỉ lễ:
Sáng thứ Hai nhận hồ sơ → Chiều thứ Sáu tuần kế tiếp có kết quả

►[ Mẫu tờ khai xin visa ] [ Điểm lưu ý khi điền ]

►[ Mẫu giấy lý do mời ] [ Mẫu danh sách người được mời ]

►[ Mẫu lịch trình dự định ] [ Ví dụ điền ]

►[ Mẫu giấy chứng nhận bảo lãnh ]