Trả lời nhanh
- Lệ phí visa
- 2.590.000 VND
- Thời gian xét
- Hà Nội ngắn nhất 6 ngày làm việc, TP.HCM ít nhất 5 ngày làm việc
- Nơi nộp hồ sơ
- Đơn vị ủy thác theo nơi sinh sống (Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM)
Trong bài này
Tổng quan: hoạt động được và không được làm
- Liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng.
- Học tập không bao gồm thực hành: tham quan cơ sở, học thao tác máy móc không gắn với sản xuất ra sản phẩm.
- Giao lưu học thuật, văn hóa, thể thao; tham gia dự thi.
- Hoạt động được trả thù lao, tiền lương; lao động.
- “Học tập thực hành” như nhân viên (sản xuất sản phẩm, bán hàng, phục vụ khách) — có thể không thuộc visa ngắn hạn.
Sang Nhật công tác nhiều lần: xem visa nhiều lần thương mại.
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Thương mại ngắn hạn, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM — Hồ sơ visa thương mại ngắn hạn
Lệ phí visa Nhật Bản công tác
| Khoản phí | Số tiền |
|---|---|
| Visa 1 lần (single) | 2.590.000 VND |
Cập nhật: Nguồn: Bảng lệ phí chính thức, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng, Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA)
- Lệ phí tính theo số lần nhập cảnh và áp dụng cho hồ sơ được thụ lý từ 01/07/2026 đến 31/03/2027.
- Theo Bộ Ngoại giao Nhật Bản, lệ phí visa chỉ thu khi visa được cấp; về nguyên tắc trả bằng tiền mặt nội tệ.
- Thời điểm thu tùy đơn vị tiếp nhận: theo kinh nghiệm của Tự Do Travel, có đơn vị thu khi trả kết quả, có đơn vị thu khi nộp hồ sơ và hoàn lại vào ngày trả kết quả nếu visa không được cấp.
- Đơn vị ủy thác thu thêm phí riêng do từng đơn vị quyết định, ngoài lệ phí visa. Cơ quan đại diện không công bố mức phí này.
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Lệ phí visa năm 2026, Bộ Ngoại giao Nhật Bản — Lệ phí visa từ 01/07/2026, Bộ Ngoại giao Nhật Bản — Câu hỏi thường gặp về visa, Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Chế độ đại lý ủy thác
Giấy tờ cần thiết
Danh sách dưới đây tóm tắt hướng dẫn của Đại sứ quán Nhật Bản cho loại “Thương mại ngắn hạn - Giao lưu học tập”, sắp theo đúng thứ tự nên xếp trong hồ sơ.
Giấy tờ bạn chuẩn bị
- Hộ chiếu (bản gốc).
- Tờ khai xin visa (1 bản gốc) dán sẵn ảnh thẻ 4,5 × 3,5 cm, người xin visa tự ký ở cuối tờ khai.
- Giấy xác nhận đang công tác ghi rõ thời gian công tác, chức vụ, mức lương — bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (1 bản gốc).
- Giấy tờ chứng minh chi phí chuyến đi: quyết định cử đi công tác, giấy phái cử hoặc văn bản tương đương — bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, có thể gộp chung 1 bộ với giấy xác nhận công tác.
- Giấy xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình bay (bản in có ngày, giờ, họ tên, nơi đi – đến); vé tàu cũng được. Không nên mua vé trước khi có visa.
Giấy tờ người mời bên Nhật chuẩn bị
- Giấy lý do mời: ghi hoạt động cụ thể tại Nhật, không chỉ ghi "trao đổi ý kiến"; có học tập thì nói rõ nội dung, có thực hành không, địa điểm, thù lao; từ 2 người trở lên kèm danh sách. Hợp đồng giữa 2 công ty, văn bản hội nghị cũng có thể được chấp nhận.
- Lịch trình dự định do bên mời làm: ngày nhập cảnh, ngày về; hoạt động nhiều ngày liên tục ghi "từ ngày… đến ngày…"; cuối tuần ghi rõ nơi đến, hoạt động (không ghi "ngày nghỉ", "tự do"); nơi ở có tên, địa chỉ, số điện thoại.
Thêm khi bên Nhật chi trả chuyến đi
- Giấy chứng nhận bảo lãnh của người mời — thiếu bất kỳ mục nào sẽ không được chấp nhận.
- 1 trong các giấy tờ giới thiệu công ty, tổ chức bên Nhật: bản sao đăng ký pháp nhân; giấy giới thiệu khái quát (nếu chưa đăng ký pháp nhân); xác nhận công tác (khi giáo sư đại học mời). Công ty niêm yết có thể thay bằng bản copy báo cáo quý "shikiho".
Lập danh sách giấy tờ theo hoàn cảnh của bạn (nghề nghiệp, người khác chi trả, đi theo nhóm): checklist hồ sơ visa Nhật Bản.
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa nhập cảnh Nhật Bản, Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Thương mại ngắn hạn, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM — Hồ sơ visa thương mại ngắn hạn
Thủ tục đơn giản hóa giấy tờ
Người Việt Nam mang hộ chiếu phổ thông thuộc các nhóm dưới đây (và vợ/chồng, con, bố mẹ — kể cả bố mẹ vợ/chồng — của họ) khi xin visa 1 lần, ở trong vòng 30 ngày, có thể bỏ giấy tờ phía Nhật (giấy lý do mời, lịch trình, giấy bảo lãnh…). Thủ tục áp dụng cả cho thăm thân, thăm bạn bè.
| Nhóm | Điều kiện |
|---|---|
| Cơ quan nhà nước | Nhân viên chính thức cơ quan nhà nước cấp trung ương, địa phương |
| Quốc hội, hội đồng nhân dân | Đại biểu quốc hội, đại biểu địa phương |
| Doanh nghiệp nhà nước | Nhân viên chính thức, sang Nhật vì mục đích thương mại, công tác |
| Doanh nghiệp tư nhân | Nhân viên chính thức công ty niêm yết tại Việt Nam; nhân viên doanh nghiệp Nhật là hội viên Hiệp hội Doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam |
| Người có chức vụ | 3 năm gần đây đã sang Nhật công tác và nhiều lần đến các nước G7; hoặc sang Nhật vì thương mại từ 3 lần trở lên |
| Trí thức, văn hóa | Luật sư, công chứng viên, bác sĩ đương chức…; giảng viên chính thức đại học; trưởng phòng trở lên ở viện nghiên cứu, bảo tàng, thư viện quốc gia |
- Giấy tờ: hộ chiếu, tờ khai có ảnh, giấy xác nhận công tác (ghi thâm niên, mức lương, chức vụ), bản photocopy sổ bảo hiểm xã hội hoặc ảnh chụp màn hình ứng dụng bảo hiểm xã hội (trình sổ bản gốc), giấy tờ chứng minh thuộc diện (người nhà: giấy tờ quan hệ gia đình).
- Công ty niêm yết: ghi mã cổ phiếu trên giấy xác nhận công tác, kèm bản in trang giao dịch chứng khoán. Doanh nghiệp Nhật hội viên: giấy chứng nhận hội viên cấp trong 3 tháng và bản photocopy đăng ký doanh nghiệp.
- Phần mục đích chuyến đi trên tờ khai ghi cụ thể, không chỉ ghi “Temporary Visitor” hay “Business”.
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Về việc đơn giản thủ tục xin visa
Tờ khai và ảnh
- Mỗi người 1 tờ khai, dùng mẫu của cơ quan đại diện nơi nộp (Đại sứ quán có mẫu riêng cho từng loại visa trên trang hướng dẫn; Tổng Lãnh sự quán TP.HCM dùng mẫu tờ khai của Bộ Ngoại giao Nhật Bản).
- Ảnh 4,5 × 3,5 cm dán sẵn lên tờ khai, ghi họ tên ở mặt sau (Tổng Lãnh sự quán TP.HCM ghi rõ: ảnh chụp trong vòng 6 tháng). Ảnh chỉnh sửa thì hồ sơ không được tiếp nhận.
- Người xin visa tự ký cuối tờ khai, chữ ký giống chữ ký trên hộ chiếu. Khu vực TP.HCM: ghi ngày nộp hồ sơ lên tờ khai.
- Không dập ghim hồ sơ (hồ sơ được xử lý bằng máy).
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa nhập cảnh Nhật Bản, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM — Thị thực, Bộ Ngoại giao Nhật Bản — Mẫu tờ khai xin visa (PDF)
Thời gian xét và theo dõi hồ sơ
| Cơ quan | Thời gian xét |
|---|---|
| Visa ngắn hạn — Đại sứ quán (Hà Nội) | ngắn nhất 6 ngày làm việc |
| Tổng Lãnh sự quán tại TP.HCM | ít nhất 5 ngày làm việc |
| Tổng Lãnh sự quán tại Đà Nẵng | không công bố số ngày |
| Quy định chung của Bộ Ngoại giao Nhật Bản | 5 ngày làm việc |
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa nhập cảnh Nhật Bản, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM — Thị thực, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng — Visa nhập cảnh Nhật Bản, Bộ Ngoại giao Nhật Bản — Thời gian xét visa
- Số ngày tính từ ngày sau ngày cơ quan đại diện thụ lý hồ sơ, chưa gồm thời gian đơn vị ủy thác chuyển hồ sơ. Đây là mục tiêu của cơ quan xét, không phải cam kết.
- Có hồ sơ cần vài tuần; cơ quan có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn. Không bổ sung, không phỏng vấn theo yêu cầu thì hồ sơ bị dừng xét.
- Ngoài trường hợp nhân đạo liên quan đến tính mạng, cơ quan đại diện không cấp visa sớm. Hàng năm khoảng cuối tháng 2 đến đầu tháng 4 lượng hồ sơ rất nhiều.
- Visa có thể xin trước ngày nhập cảnh tối đa 3 tháng.
- Tình trạng hồ sơ sau khi nộp hỏi đơn vị ủy thác đã nhận hồ sơ.
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa nhập cảnh Nhật Bản, Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Những chú ý về visa, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM — Chế độ ủy thác
Cách theo dõi và nhận lại hộ chiếu: theo dõi hồ sơ visa Nhật Bản.
Nơi nộp hồ sơ
Từ 01/11/2023, hồ sơ visa cá nhân nộp qua đơn vị ủy thác do cơ quan đại diện Nhật Bản chỉ định, không nộp tại cửa sổ Đại sứ quán hay Tổng Lãnh sự quán. Bạn nộp cho cơ quan phụ trách nơi mình đang sống. Người xin visa phải là chính chủ; hồ sơ không nhận qua bưu điện, email hay fax.
| Bạn đang sống | Cơ quan xét hồ sơ | Tự Do Travel hỗ trợ |
|---|---|---|
| Từ Đắk Lắk trở vào phía Nam (11 tỉnh, thành) | Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM | Nhân viên Tự Do Travel nộp hồ sơ tại đơn vị ủy thác; bạn có mặt khoảng 15 phút theo lịch hẹn để đối chiếu, trình diện rồi về. |
| Từ Hà Tĩnh trở ra phía Bắc (18 tỉnh, thành) | Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam (Hà Nội) | Hỗ trợ từ xa: chuẩn bị đủ hồ sơ, hướng dẫn bạn tự nộp tại đơn vị ủy thác của khu vực mình. |
| Đà Nẵng, Huế, Quảng Trị, Quảng Ngãi, Gia Lai | Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng | Hỗ trợ từ xa: chuẩn bị đủ hồ sơ, hướng dẫn bạn tự nộp tại đơn vị ủy thác của khu vực mình. |
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa nhập cảnh Nhật Bản, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM — Thị thực, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng — Visa nhập cảnh Nhật Bản
Danh sách khu vực, giờ làm việc và cách chọn đơn vị ủy thác: nộp visa Nhật Bản ở đâu. Các bước từ lúc chuẩn bị đến khi nhận kết quả: thủ tục xin visa Nhật Bản.
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Nộp hồ sơ qua đại lý ủy thác từ 01/11/2023, Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa nhập cảnh Nhật Bản
Hiệu lực visa và số ngày được ở
| Loại visa | Thời hạn hiệu lực |
|---|---|
| 1 lần | 3 tháng |
| 2 lần | 6 tháng |
| Nhiều lần | Từ 1 năm trở lên |
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Những chú ý về visa
- Về nguyên tắc visa chỉ có hiệu lực nhập cảnh 1 lần. Mỗi lần lưu trú ngắn hạn tối đa 90 ngày; số ngày được ở cụ thể ghi trên visa.
- Visa chỉ là một điều kiện để xin nhập cảnh: khi đến Nhật, nhân viên xuất nhập cảnh kiểm tra và đóng dấu cho phép nhập cảnh; dấu này mới ghi tư cách lưu trú và thời hạn được ở.
- Visa 1 lần hết hiệu lực ngay khi bạn làm thủ tục nhập cảnh; visa nhiều lần dùng được đến hết thời hạn.
- Không thể “đổi” hay “gia hạn” visa ở Nhật; muốn đổi tư cách lưu trú hay gia hạn thời gian ở phải làm với cơ quan xuất nhập cảnh Nhật Bản.
- Bị từ chối thì trong 6 tháng không được xin lại visa cùng mục đích.
Cập nhật: Nguồn: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Những chú ý về visa, Bộ Ngoại giao Nhật Bản — Visa và giấy phép nhập cảnh